Project Administration Officer
Acolad, Belgium
Job Description
Acolad Digital is een toonaangevende leverancier van op inhoud gerichte oplossingen en diensten voor zakelijke klanten en overheidsinstellingen over de hele wereld die hun digitale klant- en werknemerservaring willen verbeteren. Wij zijn onderdeel van Acolad, een internationale leider in taal- en inhoudsoplossingen, diensten en technologieën. De groep is aanwezig in 25 landen.
Lees meer: https://www.acolad.com/en/digital.html
Hoe ziet jouw dag eruit?
De functie van Project Administration Officer is een kernfunctie binnen Acolad Digital om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen. De Project Administration Officer werkt proactief samen met meerdere collega's en zorgt voor effectieve en efficiënte logistieke, administratieve en financiële projectondersteuning.
Als Project Administration Officer ben je verantwoordelijk voor:
- Het registeren en bijhouden van relevantie gegevens over klantbetrokkenheid (diensten, software en licenties, onderhoud en inkoop door derden) in diverse administratieve systemen gedurende de gehele projectlevering en -ondersteuning.
- Ondersteuning bij het onderhouden, verbeteren en uitvoeren van gestandaardiseerde processen voor projectinitiatie en -uitvoering
- Samenwerken met alle belanghebbenden bij klantopdrachten en regelmatig en nauwkeurig rapporteren over budget en gebruik.
- Facturerings- en inkoopgegevens en bijbehorende documenten genereren op basis van klantbetrokkenheid en projectinput
- Samenwerken met verkoopondersteuning en PMO om te zorgen voor een soepel en volledig contractbeheerproces.
- Bewaken en rapporteren van de status van timesheets en helpen bij het tijdig indienen van werkuren op wekelijkse/maandelijkse basis.
- In nauwe samenwerking met teamcoaches en praktijkdirecteuren bijdragen aan voortdurende verbetering van de resultaten van de indiening van timesheets.
- Inkooporders aanmaken voor partners en leveranciers en de betrokken facturatie- en betalingsprocessen beheren.
- Dagelijkse administratieve ondersteuning bieden aan het team van projectmanagers
- Ondersteunen van administratieve processen voor externe resources (contracten, on -en off boarding, facturatie en betaling, etc).
Requirements
Wie ben jij?
Als Project Administration Officer is het belangrijk dat:
- Je goed gestructureerd werkt en zelfoganiserend bent;
- Je goed prioriteiten kunt stellen;
- Je hebt minstens 5 jaar ervaring als Project Administration Officer of in een andere financieel ondersteunende functie;
- Je bent bekend met SAP en bent een expert in het gebruik van Microsoft Excel;
- Je hebt een bachelor diploma
- Je spreekt, schrijft, denkt en onderhandelt vlot in het Nederlands en Engels. Kennis van de Duitse taal is een pluspunt.
Benefits
Wat bieden wij jou?
- Training en coaching staan bij ons hoog in het vaandel, investeren in je kracht is waar wij goed in zijn
- Carte-blanche in een bedrijf met eindeloze mogelijkheden en leuke projecten!
- Bij Acolad Digital vinden wij balans tussen werk en privé erg belangrijk.
- We vinden het belangrijk om vertrouwen naar elkaar uit te spreken. Daarom ontvang je bij ons meteen een vast contract.
- Een heerlijk kantoor, maar ook de mogelijkheid om regelmatig thuis te werken!
- Kans om te groeien! Kom met ideeën en wij zullen helpen om deze ideeën te creëren.
- Super leuke collega’s die elke werkdag leuk maken!
- Flexibele werktijden
- Gratis bier en frisdrank, we vinden het leuk om de week af te sluiten met een gezellige vrijdagmiddag borrel
- De leukste personeelsuitjes zoals bijvoorbeeld movie nights, game night, pubquizzen en onze jaarlijkse DELTdag (die leggen we je nog wel uit..)